KERANGKA PENYUSUNAN PROPOSAL PROYEK

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Pada dasarnya setiap kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang dilakukan sebagai upaya untuk memenuhi tujuan yang telah disepakati bersama. Dalam kegiatan itu tentunya ada hal yang harus melengkapi sebagai prasyarat yang bisa memudahkan dalam menjalankan kegiatan yang akan dilaksanakan. Hal itu disebut sebagai proposal. Proposal proyek dibuat sebagai rancangan atau rencana terhadap kegiatan proyek yang akan dijalankan nantinya walaupun terkadang dari perencanaan tersebut masih ada beberapa yang nanti kemungkinan kurang sesuai dengan apa yang dilakukan ketika dilapangan. Proposal proyek sebagai rancangan atau rencana yang sudah tersusun rapi akan sangat memudahkan dalam menjalankan kegiatan proyek yang akan dilakukan.

Selain sebagai rancangan suatu kegiatan proposal proyek juga merupakan sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan proyek kepada si pembaca (individu atau kelompok) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail. Diharapkan dari proposal proyek tersebut dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan.

Tetapi juga perlu di garis bawahi bahwa penulisan proposal proyek  hanya salah satu dari sekian banyak tahap perencanaan. Penulisan proposal proyek adalah suatu langkah perencanaan kegiatan proyek yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya. Sehingga sebenarnya proposal proyek memang hanya sekedar rancangan yang tidak begitu mendetail terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan.

1.2.  Rumusan Masalah

v  Apa pengertian proposal proyek?

v  Apa saja ciri-ciri proposal proyek?

v  Apa saja manfaat atau kegunaan proposal proyek?

v  Apa tujuan penyusunan proposal proyek?

v  Syarat apa saja yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal proyek yang baik?

v  Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam menyusun proposal proyek?

v  Apa saja jenis  proposal proyek?

1.3.  Tujuan

v  Mengetahui hal-hal apa yang bisa mendasari dibentuknya proposal proyek.

v  Memahami pengertian dari proposal proyek.

v  Mengetahui ciri-ciri yang dapat membedakan proposal proyek dengan proposal lain

v  Mengetahui manfaat dibuatnya proposal proyek.

v  Mengetahui tujuan dibuatnya proposal proyek.

v  Mengetahui syarat apa saja yang harus dipenuhi dalam .menyusun proposal proyek.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN PROPOSAL PROYEK

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mengadakan suatu acara atau kegiatan. Dalam  melakukan suatu acara tersebut kita perlu merencanakannya terlebih dahulu. Rencana tersebut disebut proposal.

Proposal proyek adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja proyek yang disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau sekelompok perencana untuk diajukan kepada pihak pemegang proyek dalam mendapatkan persetujuan maupun bantuan dalam perencanaannya atau pengerjaannya.

2.2. CIRI-CIRI PROPOSAL PROYEK

Adapun ciri-ciri proposal proyek sebagai berikut :

v  Proposal proyek  dibuat untuk meringkas kegiatan proyek yang akan dilakukan.

Proposal proyek dibuat dengan singkat agar donatur atau pihak tertentu mengetahui pokok isi kegiatan yang akan diselenggarakan

v  Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan proyek

Proposal proyek seharusnya diberikan kepada donatur atau instansi terkait minimal satu bulan sebelum kegiatan proyek  sebagai pemberitahuan kepada instansi  atau donatur tersebut.

v  Berisikan tujuan-tujuan proyek, latar belakang kegiatan proyek.

Proposal disusun dengan tujuan-tujuan yang biasanya disesuaikan dengan latar belakang sebuah kegiatan proyek.

v  Berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah dijilid yang nantinya diserahkan kepada yang penyelenggara kegiatan proyek.

Proposal proyek  pada dasarnya berupa lembaran-lembaran yang berisi sebuah susunan kegiatan proyek yang diserahkan penyelenggara kepada donatur. 

v  Ada pihak yang mengajukan.

Salah satu ciri proposal proyek  adalah adanya pihak yang mengajukan proyek. Pihak yang mengajukan tersebut sebagai pihak yang mengusulkan suatu rencana atau kegiatan proyek.

v  Ada pihak yang menyetujui.

Adanya pihak yang menyetujui menjadi salah satu dari ciri dari proposal proyek.

v  Terdapat gambaran kegiatan proyek secara umum.

Gambaran kegiatan proyek disertakan dalam proposal proyek berguna untuk memberikan informasi proyek  pada siapapun yang hendak ditunjukan proposal tersebut agar memiliki/mengetahui apa yang sebenarnya keinginan yang terkandung dalam proposal proyek tersebut.

v  Disusun sebelum rencana kerja.

Proposal proyek disusun sebelum membuat rencana kerja secara keseluruhan, ini bermaksud agar penerima kegiatan proyek mengetahui gambaran kegiatan proyek secara keseluruhan kegiatan proyek yang akan disetujuinya.

v  Bersifat bisnis.

Proposal proyek bersifat bisnis, maksudnya proposal proyek  dibuat dengan tujuan untuk mengajukan kerjasama dan perjanjian atas suatu kegiatan proyek.

v  Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas.

Proposal proyek  disusun harus mempunyai sasaran dan tujuan yang jelas agar proposal proyek tersebut bisa diterima dan disetujui oleh pihak yang menerima proposal proyek dalam mengadakan pertimbangan kegiatan.

2.3. MANFAAT PROPOSAL PROYEK

Adapun manfaat pembuatan proposal proyek  sebagai berikut.

v  Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan proyek.

Proposal proyek  digunakan sebagai pegangan pelaksanaan, sehingga kegiatan proyek tersebut dapat berjalan dengan baik dan sistematis sesuai dengan rencana dan agar tujuan dari kegiatan tersebut memperoleh hasil yang diharapkan.

v  Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan proyek.

Proposal proyek disusun untuk memberitahukan kepada donatur kegiatan proyek apa saja yang akan dilakukan.

v  Untuk meyakinkan para donatur atau sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek.

Proposal proyek  dibuat sebagai alat untuk meyakinkan donatur agar pihak dari donatur mau untuk menjalin kerjasama kepada pihak penyelenggara proyek.

v  Sebagai gambaran awal sebuah kegiatan proyek.

Pada dasarnya sebuah proposal proyek diuraikan secara rinci mengenai awal kegiatan, mulai dari tujuan kegiatan hingga dana kegiatan proyek.

v  Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak proyek  berwenang.

Proposal proyek digunakan sebagai usulan atau perjanjian untuk melegalkan suatu kegiatan proyek  sehingga perlu mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pihak proyek yang berwenang.

v  Sebagai alat pengontrol jalannya kegiatan proyek.

Proposal proyek  digunakan sebagai pegangan pelaksanaan setiap tahapan kegiatan proyek.

v  Sebagai alat evaluasi kegiatan proyek.

Proposal proyek digunakan sebagai alat evaluasi kegiatan proyek yaitu sebagai cerminan sukses tidaknya suatu kegiatan proyek yang dapat dilihat dari rancangan yang ada di dalam proposal proyek.

v  Sebagai salah satu alat untuk memperluas jaringan kerja dan komunikasi.

Dilihat dari segi hubungan sosial, proposal proyek tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak lain melainkan sebagai alat yang mendukung hubungan kerja proyek yang lebih komunikatif.

2.4.  KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PROPOSAL PROYEK

1. Kelebihan Proposal proyek

Kelebihan/keunggulan proposal proyek adalah sebagai berikut:

·        Dapat menarik sponsor untuk memberikan sumbangan dana

·        Dapat menjadi bukti legalitas

·        Memperlancar dan mempermudah pelaksanaan kegiatan proyek

·        Memperkecil masalah yang timbul dalam suatu kegiatan proyek

·        Sebagai rancangan biaya

·        Transparan, efektif, dan efisien

2. Kekurangan Proposal proyek

Kekurangan/kelemahan proposal proyek adalah sebagai berikut:

·        Tidak memiliki kekuatan tanpa adanya juru bicara

·        Memiliki tingkat kepercayaan yang rendah

2.5. TUJUAN PENYUSUNAN PROPOSAL PROYEK

v  Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan proyek.

v  Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan proyek.

v  Untuk menyakinkan para donatur/sponsor agar mereka memberikan dukungan meterial maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek  yang telah direncanakan.

v  Mendapatkan persetujuan.

v  Sebagai titik acuan.

2.6. SYARAT-SYARAT MENYUSUN PROPOSAL PROYEK

Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal proyek yang baik sebagai berikut:

v  Sistematis

Artinya, proposal proyek yang disusun harus berurutan secara sistematis menurut pola tertentu, dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks agar efektif dan efisien

v  Berencana

Artinya, proposal proyek tersebut dibuat secara sengaja dan telah dipikirkan langkah-langkah pelaksanaanya, serta mengacu pada tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan proyek.

v  Mengikuti konsep ilmiah

Artinya, pengerjaan proposal proyek mulai dari awal hingga akhir harus sesuai dengan cara-cara atau metode ilmiah yang sudah ditentukan.

v  Jelas dan dapat dimengerti

Proposal proyek yang dibuat harus jelas dan menggambarkan kegiatan proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga pihak penerima dapat mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan proyek yang akan dilaksanakan tersebut.

2.7       STRUKTUR PROPOSAL PROYEK

v  Latar Belakang

v  Permasalahan

v  Tujuan

v  Rancangan dan Bentuk Kegiatan

v  Pelaksana

        Yang bertindak sebagai pelaksana dalam kegiatan proyek

v  Jadwal Kegiatan

        Jadwal mulai dilakukannya kegiatan dan berapa lama waktu yang telah ditentukan.

v  Lokasi Kegiatan

        Lokasi kegiatan proyek yang berisi alamat.

v  Anggaran Proyek

Merupakan rancangan perkiraan pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan proyek yang diajukan.).

v  Panitia Kegiatan

        Panitia yang akan terlibat dalam suatu kegiatan proyek

v  Penutup

Merupakan kata penutup dari proposal proyek yang diajukan.Berisi kata harapan dan terima-kasih.

2.8. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN PROPOSAL PROYEK

             Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun proposal proyek sebagai berikut:

v  Penempatan dan penggunaan kata yang tepat

v  Menghindari penggunaan kalimat panjang dan bertele-tele

v  Menggunakan bahasa yang jelas, tepat, formal, dan lugas

v  Kejelasan dan ketepatan isi menggunakan kata atau istilah yang tepat

v  Kalimat efektif dan tidak ambigu

v  Mengungkapkan alasan dan tujuan yang logis.

v  Menggunakan spasi 1.5

v  Penyusunan proposal proyek hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli dalam menyusun proposal proyek, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan proyek yang diselenggarakan

v  Penyusun proposal proyek mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia

  

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

v  Proposal proyek adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinciu ntuk suatu kegiatan proyek yang bersifat formal, dan untuk mendapat persetujuan maupun bantuan dari pihak lain.

v  Adapun ciri-ciri proposal proyek sebagai berikut:

1. Ada pihak yang mengajukan.

2. Ada pihak yang menyetujui.

3. Terdapat gambaran kegiatan proyek secara umum.

4. Dibuat untuk meringkas kegiatan proyek yang akan dilakukan.

5. Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan proyek.

v  Manfaat proposal proyek adalah dapat mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan proyek tersebut dan menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak pihak yang ingin mengetahui kegiatan proyek tersebut yntuk meyakinkan para donatur/sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek.

v  Proposal proyek dibuat bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail tntang kegiatan proyek. Dan dari proposal proyek tersebut diharapkan dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan.

v  Strukturdalam proposal proyek antara lain :

1.      Latar Belakang

2.      Permasalahan

3.      Tujuan

4.      Pelaksana

5.      Jadwal Kegiatan

6.      Lokasi Kegiatan

7.      Anggaran Proyek

8.      Panitia Kegiatan

9.      Penutup

3.2 SARAN

Penyusunan suatu proposal proyek yang digunakan sebagai rancangan, rencana, atau sebagai prasyarat pengajuan kegiatan proyek hendaknya dapat mewakili terhadap kegiatan proyek yang akan dilaksanakan. Proposal yang merupakan suatu rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan proyek yang ingin dilakukan hendaknya dapat mewakili kegiatan proyek itu sendiri. Sehingga ketika ada orang lain yang membaca akan segera memahami bentuk kegiatan proyek yang akan dilaksanakan.

Posted in: tugaskuliah